เกร็ดความรู้การจัดซื้อจัดจ้างตามระบบ ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 และ ISO 45001:2018

สวัสดีครับ กลับมาพบกับสาระน่ารู้เกี่ยวกับระบบ ISO กับทาง SOCOTEC อีกครั้ง  วันนี้จะชวนไปดูเรื่องที่เกิดขึ้นในองค์กรของเราจากการจัดซื้อจัดจ้างที่จะอิงกับข้อกำหนดของระบบ ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 และ ISO 45001:2018 

ซึ่ง ISO ทั้งสามระบบที่เรานำมาใช้ในองค์กรนั้น มีข้อกำหนดที่บังคับที่ชัดเจนดังจะได้นำเสนอในลำดับถัดไป  แต่ในหัวข้อในวันนี้จะมุ่งเน้นเนื้อหาเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างก่อนครับ

ก่อนอื่น ถ้าจะอ้างอิงถึงข้อกำหนด ISO ทั้ง 3 ระบบเทียบกันในเฉพาะเรื่องการจัดซื้อจัดจ้าง มีข้อมูลดังต่อไปนี้

• ISO 9001:2015: ข้อกำหนดที่ 8.4 การควบคุมสินค้าและบริการที่ถูกจัดหาจากแหล่ง ภายนอก (Control of externally provided processes, products and services),
• ISO 14001:2015: ข้อกำหนดที่ 8.1 การดำเนินการในการวางแผน และควบคุม (Operational planning and control),
• ISO 45001:2018: ข้อกำหนดที่ 8.1.4 การจัดหา (Procurement).

ในข้อกำหนดทั้ง 3 ระบบใช้ควบคุมทั้งผลิตภัณฑ์และบริการที่ทางองค์กรทำการจัดซื้อจัดจ้างให้สนับสนุนผลลัพธ์ของแต่ละระบบ  เช่น ผลลัพธ์ของ ISO 9001 ก็จะเป็นเรื่องคุณภาพของสินค้าและบริการ, ผลลัพธ์ของ ISO 14001 ก็คือไม่มีผลกระทบกับสิ่งแวดล้อม และผลลัพธ์ของ ISO 45001 ก็คือความปลอดภัยในชีวิต (การบาดเจ็บและการป่วยจากการทำงาน)  เพราะฉะนั้นในการที่จะซื้อสินค้าก็ต้องมีข้อกำหนดและเงื่อนไขดังต่อไปนี้

1. เงื่อนไขในการคัดเลือกผู้ขาย หรือผู้ให้บริการ (ในระบบเรียกว่า external provider ซึ่งรวมถึง contractor ด้วยนะครับ) โดยในส่วนนี้องค์กรก็ต้องกำหนดเกณฑ์ในการคัดเลือกผู้ที่ขายของให้เรา หรือให้บริการเรา เช่น เค้าได้รับการรับรองระบบตามที่เราอยากได้หรือไม่ (ISO 9001, ISO 14001 และ ISO 45001 เป็นต้น) ถ้าไม่ได้มีการควบคุมอย่างอื่นที่จะทำให้เรามั่นใจว่าเค้าจะเตรียมสินค้าให้เราได้ตามคุณภาพและเวลาที่เราต้องการ รวมถึงเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม เช่นวัสดุที่นำมาใช้ในโครงการสามารถย่อยสลายได้โดยธรรมชาติและไม่เป็นพิษต่อคน และสัตว์ และปลอดภัยกับผู้ใช้งาน และผู้มีส่วนได้เสียอื่นๆ ทั้งโดยผลิตภัณฑ์และบริการ เพราะฉะนั้นตามเงื่อนไขข้างต้นก็จะทำให้เห็นภาพได้ว่า การจัดซื้อจัดจ้างนั้นก็ควรจะกำหนดเงื่อนไขเรื่องสิ่งแวดล้อม และความปลอดภัย ไม่ใช่แค่เฉพาะผู้ใช้งาน  แต่ต้องพิจารณาถึงตัวผู้มีส่วนได้เสีย (interested parties) ด้วย

2. ขั้นตอนในการจัดซื้อ การพิจารณาและอนุมัติ ซึ่งขั้นตอนที่ใช้ก็สามารถทำได้ตามระเบียบปฏิบัติ (procedure) แต่ละองค์กร อันนี้ก็จะรวมถึงรายละเอียดของสินค้า และบริการที่ต้องระบุให้ผู้ขายทราบทั้งในทุกๆ ข้อกำหนดทางด้าน คุณภาพ, สิ่งแวดล้อม และความปลอดภัย รวมถึงข้อกำหนดที่จำเป็นอื่นๆ ด้วย (specification and other requirements).

3. การตรวจรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จัดซื้อจัดจ้างไปถูกต้องตามที่เราต้องการหรือไม่  ซึ่งก็ต้องมีเกณฑ์ในการตรวจรับ

4. ขั้นตอนการประเมินซ้ำ คือ หลังจากเราได้รับสินค้าหรือบริการ  สินค้านั้น และ/หรือบริการนั้นตามข้อกำหนดทางด้านคุณภาพ, สิ่งแวดล้อม และความปลอดภัยอย่างสม่ำเสมอหรือไม่ ซึ่งก็ต้องตั้งเกณฑ์ขึ้นมาเช่นกัน

ดังนั้นจากเงื่อนไขที่เล่ามาทั้ง 4 ข้อ  หากเรานำไปประยุกต์ใช้ภายในองค์กร ก็จะสามารถทำให้ระบบของเรามีประสิทธิภาพและป้องกันการเกิดปัญหาต่างๆที่จะเกิดขึ้นตามมาได้

บทความโดย : คุณภัคพิสิษฐ์ พงษ์จักร (หัวหน้าผู้ตรวจประเมิน)